Thủ tục lập giấy ủy quyền khi đang ở nước ngoài như thế nào? Thưa Luật sư! Tôi là người Việt Nam, hiện đang ở Hàn Quốc. Tôi muốn lập một văn bản ủy quyền cho người bạn ở Việt Nam giải quyết công việc tại Việt Nam nhưng lại không rõ thủ tục ủy quyền như thế nào. Mong luật sư giải đáp giúp tôi!
Mục lục bài viết
Thủ tục lập văn bản ủy quyền khi đang ở nước ngoài như thế nào?
1. Căn cứ pháp lý:
- Luật cơ quan đại diện của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài;
- Luật Công chứng năm 2014;
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP
2. Tư vấn lập giấy ủy quyền khi đang ở nước ngoài:
2.1. Hình thức ủy quyền
Trên thực tế hiện nay, việc ủy quyền được tồn tại chủ yếu dưới hình thức văn bản, là Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền.
Giấy ủy quyền, có thể coi là hình thức ủy quyền đơn phương, không cần có sự có mặt của người được ủy quyền. Cụ thể, A tự lập một giấy ủy quyền, sau đó chuyển cho B thực hiện. Điều đó đồng nghĩa với việc người được ủy quyền có thể đồng ý hoặc không đồng ý thực hiện các nội dung công việc trong giấy ủy quyền. Việc lập giấy ủy quyền thường liên quan tới các công việc ủy quyền không có thù lao, chủ yếu dựa vào uy tính và không quá ràng buộc trách nhiệm giữa các bên. Giấy ủy quyền là một hình thức ủy quyền được thừa nhận rộng rãi nhưng không có văn bản nào quy định cụ thể.
Hợp đồng ủy quyền, là sự thỏa thuận giữa các bên, cụ thể ở đây A và B cùng nhau thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng này, chủ yếu gồm nội dung công việc, quyền và nghĩa vụ của các bên, thỏa thuận trả thù lao nếu có hoặc theo quy định của pháp luật. Khác với Giấy ủy quyền, HĐUQ cần sự có mặt của cả hai bên là bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền để xác nhận về “sự tự nguyện thỏa thuận” giữa các bên để tránh xảy ra tranh chấp. Hợp đồng ủy quyền được quy định trong các văn bản như: Bộ luật Dân sự năm 2015; Luật Công chứng năm 2014; Nghị định 23/2015/NĐ-CP; Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài sửa đổi năm 2017.
2.2. Thẩm quyền công chứng, chứng thực hợp đồng, giấy ủy quyền của cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài.
Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, cụ thể ở Hàn Quốc gồm có cơ quan đại diện ngoài giao, Cơ quan đại diện lãnh sư và các cơ quan khách được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của VN ở nước ngoài.
Để văn bản ủy quyền có giá trị pháp lý, bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức:
Công chứng văn bản ủy quyền hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền tại một trong các cơ quan nêu trên. Thẩm quyền chứng thực, công chứng văn bản ủy quyền của các cơ quan nói trên được quy định tại các văn bản sau:
Thứ nhất, Luật các cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài:
Khoản 7, Điều 8 có quy định:
Điều 8. Thực hiện nhiệm vụ lãnh sự
7. Thực hiện nhiệm vụ công chứng, chứng thực phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và quốc gia tiếp nhận là thành viên; tiếp nhận, bảo quản giấy tờ, tài liệu và đồ vật có giá trị của công dân, pháp nhân Việt Nam khi có yêu cầu và không trái với pháp luật của quốc gia tiếp nhận.
Thứ hai, Điều 78 Luật Công chứng năm 2014 quy định:
Điều 78. Việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài
1. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.
Thứ ba, Tại Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định:
Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:
…
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
…
3. Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a, b và c Khoản 1 Điều này. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
Do vậy, A có thể lựa chọn một trong các hình thức văn bản ủy quyền:
- Hợp đồng ủy quyền, Hoặc
- Giấy ủy quyền
Và lựa chọn:
- Công chứng văn bản ủy quyền (Chứng cả chữ ký và nội dung hợp đồng không trái đạo đức, không trái pháp luật; Hoặc:
- Chứng thực chữ ký trên văn bản ủy quyền (Chứng thực chỉ xác nhận chữ ký do đúng người ký, không bảo đảm về nội dung).
Tuy nhiên, như đã nếu ở trên, giấy ủy quyền được lập khi Bạn đơn phương ủy quyền, không cần có mặt của người được ủy quyền. Nhưng nếu lập Hợp đồng ủy quyền thì buộc phải thể hiện tên của người được ủy quyền và có ký tên trên Hợp đồng ủy quyền tại phần “Người được ủy quyền”.
2.3. Thủ tục công chứng, chứng thực văn bản ủy quyền
Về thủ tục chung
Công chứng: Theo quy định tại Chương V Luật Công chứng năm 2014, A cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
- Dự thảo hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Chứng thực: Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục chứng thực như sau:
Điều 24. Thủ tục chứng thực chữ ký
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
* Lưu ý: Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các văn bản sau không được chứng thực chữ ký là:
3. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Văn bản ủy quyền được chứng thực chữ ký theo quy định tại điểm d Khoản 4 Điều 24 là Giấy ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Như vậy, nếu A định lập Giấy ủy quyền có những nội dung về thù lao, nghĩa vụ, chuyển quyền sở hữu tài sản,… thì sẽ không thể thực hiện thủ tục chứng thực mà chỉ thực hiện thủ tục công chứng.
Thủ tục cụ thể cho từng hình thức văn bản.
1. Nếu là Giấy ủy quyền thì chỉ cần nộp hồ sơ và đợi kết quả công chứng hoặc chứng thực.
2. Nếu công chứng Hợp đồng ủy quyền, bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền ở hai nơi khác nhau:
Theo quy định tại Điều 55 Luật Công chứng năm 2014:
Điều 55. Công chứng hợp đồng ủy quyền
1. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.
2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.
Do vậy, nếu lập hợp đồng ủy quyền, Bản phải chuẩn bị các hồ sơ nêu trên, sau đó mang tới cơ quan đại diện, ký trước mặt viên chức thực hiện nhiệm vụ công chứng, sau đó cơ quan đại diện sẽ chứng vào phần của bạn. Khi nhận được hồ sơ, bạn sẽ chuyển hồ sơ về Việt Nam để người được ủy quyền đến tổ chức hành nghề công chứng nơi bên được ủy quyền đang cư trú để công chứng tiếp vào hợp đồng ủy quyền gốc.
