Đối với các văn bản lập ở quốc gia này thực hiện ở quốc gia khác, ở Việt Nam phân ra 2 trường hợp để có quy định:
- Nếu văn bản lập ở Việt Nam thực hiện ở nước ngoài thì gọi là thủ tục chứng nhận lãnh sự, trong đó cơ quan thẩm quyền Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh của viên chức ký trên văn bản là đúng sự thật, không giả mạo.
- Còn đối với văn bản lập ở nước ngoài thực hiện ở Việt Nam thì gọi là thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự trong đó cơ quan thẩm quyền của Việt Nam trú đóng ở nước sở tại chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh của viên chức ký trên văn bản là đúng sự thật, không giả mạo.
Việc chứng nhận này chỉ chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh, không chứng nhận nội dung đó là đúng hay sai. Với thủ tục chứng nhận lãnh sự thì Nghị định 111/2011/NĐ-CP có liệt kê các trường hợp bắt buộc phải chứng nhận lãnh sự, nhưng với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như trong vụ án này, thì theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP không liệt kê cụ thể và không bắt buộc, Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao cũng không nêu cụ thể.
Mặt khác tại Điều 9 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP có nêu những trường hợp không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự trong đó Khoản 4 quy định rõ là “Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài”.
