Thủ tục xin trích lục bản sao giấy khai sinh cho người chết

Thủ tục xin trích lục bản sao giấy khai sinh cho người chết (bản sao/ bản trích lục). Giấy khai sinh được xem là giấy tờ gốc của một cá nhân có liên quan đến các nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con và yêu cầu mọi hồ sơ, giấy tờ khác phải phù hợp với giấy khai sinh của người đó. Theo đó, trong thực tế, giấy khai sinh thường được sử dụng để chứng minh về quan hệ nhân thân hoặc liên quan đến lĩnh vực thừa kế, đăng ký cứ trú, làm chứng minh nhân dân, cấp bằng lái xe…

Như vậy, đối với trường hợp một cá nhân đã chết và mất giấy khai sinh bản gốc tuy nhiên hồ sơ lữu giữ hộ tịch vẫn còn lưu trữ tại cư quan Nhà nước có thẩm quyền quan lý thì những quyền và lợi ích của người thân thích sẽ được đảm bảo như thế nào?

Căn cứ pháp lý
– Bộ luật dân sự (BLDS) 2015
– Luật hộ tịch 2014
– Thông tư 15/2015/TT-BTP hướng dẫn Luật hộ tịch
– Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành

Tư vấn thủ tục xin trích lục bản sao giấy khai sinh cho người chết

Theo quy định của pháp luật liên quan về hộ tịch, “người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch” có quyền “trực tiếp hoặc thông qua người đại diện” tiến hành thủ tục. Đối với trường hợp một cá nhân chết thì “người đại diện theo pháp luật – được xác định là người thừa kế theo pháp luật, được quyền yêu cầu cơ quan quản lý hộ tịch cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của người đã chết”.

Theo Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các chủ thể có quyền xin cấp bản sao từ sổ gốc (trích lục khai sinh), cụ thể như sau:
“Điều 16. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.“

Trình tự thực hiện thủ tục đề nghị cấp bản sao trích lục giấy khai sinh

1. Chuẩn bị hồ sơ hồ sơ cấp trích lục bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch (theo mẫu: Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch);
• Giấy tờ tùy thân (hộ chiếu/chứng minh nhân dân/thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng);
• Sổ hộ khẩu của người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;
• Giấy tờ chứng minh về quan hệ giữa người thực hiện thủ tục với người yêu cầu cấp bản sao trích lục (không phải công chứng, chứng thực căn cứ theo quy định tại đoạn 2 khoản 2 điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP).

2. Quá trình thực hiện:

Người thực hiện thủ tục chuẩn bị và nộp hồ sơ tại cơ quan có trách nhiệm quản lý hộ tịch tại UBND cấp xã. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tư pháp cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của người chết cho người thực hiện thủ tục.

3. Về giá trị pháp lý của trích lục giấy khai sinh

Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính…”

Theo quy định trên, chỉ bản sao được cấp từ sổ gốc mới có giá trị như bản chính, do vậy khi bạn cần sử dụng Giấy khai sinh thì phải trích lục từ sổ gốc chứ không thể chứng thực từ bản trích lục giấy khai sinh.

Có thể xin trích lục 1 lần nhiều bản để sử dụng dần, không có trở ngại gì và không nhất thiết phải cấp lại giấy khai sinh.

4. Ủy quyền xin cấp trích lục giấy khai sinh

Nếu người xin trích lục ở xa, việc đi lại gặp khó khăn thì có thể uỷ quyền cho người thân hoặc người quen để thực hiện thủ tục này.

Văn bản ủy quyền phải được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

5. Theo Công văn 964/STP-HCTP ngày 31/5/2021 hướng dẫn giấy tờ đăng ký lại khai sinh như sau:

Ngày 29/10/2018, Sở Tư pháp đã có Công văn số  1620/CV- STP về việc hướng dẫn, trả lời những bất cấp,  khó khăn, vướng mắc về hộ tịch,chứng thực, nuôi con nuôi, tại điểm 4 Mục.

Công văn này đã hướng dẫn rõ về nội dung đăng ký lại khai sinh, cụ thể:

“Với hướng dẫn trên của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực việc xuất trình giấy tờ chứng minh việc cha, mẹ chết là những giấy tờ như: Giấy chứng tử, Sơ yếu lý lịch, gia phả, giấy tờ khác…chứng minh việc cha mẹ chết, không nhất thiết phải là Giấy chứng tử.

Qua phản ánh của người dân, thời gian qua một số cơ quan đăng ký hộ tịch khi đăng ký lại khai sinh đối với trường hợp tương tự như trên đã yêu cầu người dân phải xuất trình Giấy chứng tử, điều này là trái với quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành, đề nghị Phòng Tư pháp trong quá trình tham mưu đăng ký lại khai sinh, cũng như chỉ đạo UBND cấp xã thực hiện theo quy định và hướng dẫn nêu trên”.

Ngày 26/10/2020, Sở Tư pháp đã có Công văn số 1765/STP- HCTP gửi  Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố Huế về việc hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch, chứng thực, tại điểm 1 Mục I Công văn này đã hướng dẫn rõ về nội dung đăng ký lại khai sinh, cụ thể:

“Đối với cách ghi mục “Nơi cư trú” của cha, mẹ của người đăng ký lại khai sinh trong Sổ đăng ký khai sinh, Giấy khai sinh nhưng cha, mẹ đã chết, đề nghị cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định tại khoản 4 Điều 9 về việc xác minh thông tin quan hệ cha, mẹ, con, trường hợp không có thông tin thì cho phép người yêu cầu lập văn bản cam đoan theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP”.

 Tuy nhiên vừa qua, Sở Tư pháp nhận được phản ánh của cơ quan có thẩm quyền về việc có Công chức tư hộ tịch cấp xã yêu cầu người dân xuất trình Giấy chứng tử để chứng minh việc cha, mẹ chết. Việc yêu cầu người dân phải xuất trình Giấy chứng tử là trái với quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Thực hiện Chỉ thị số 13/CT-UBND ngày 23/3/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc đẩy mạnh thực hiện Dự án sản xuất, cấp và quản lý Căn cước công dân; Thông báo kết luận số 154/TB-UBND ngày 08/4/2021 của đồng chí Phan Ngọc Thọ – Chủ tịch UBND tỉnh tại Hội nghị trực tuyến về triển khai các nhiệm vụ đẩy mạnh thực hiện Dự án sản xuất, cấp và quản lý Căn cước công dân, hiện nay, Sở Tư pháp đang tổng hợp khó khăn, vướng mắc về đăng ký hộ tịch để báo cáo Bộ Tư pháp; trao đổi với Công an tỉnh các nội dung phối hợp, đồng thời hướng dẫn địa phương những vấn đề thuộc thẩm quyền. 

Đề nghị Phòng Tư pháp các  huyện, thị xã, thành phố Huế hướng dẫn UBND cấp xã, phường, thị trấn tạo thuận lợi cho người dân được đăng ký các sự kiện hộ tịch trong thời gian sớm nhất.

Khi hướng dẫn thủ tục đăng ký lại khai sinh mà tại Tờ khai khai thể hiện cha mẹ chết, nếu người yêu cầu đăng ký lại khai sinh xuất trình được một những giấy tờ như:

Giấy chứng tử, Sơ yếu lý lịch, Gia phả, giấy tờ khác…. chứng minh việc cha, mẹ chết, thì xem xét giải quyết. Trường hợp người yêu cầu không có thông tin, giấy tờ chứng minh cha, mẹ chết thì vẫn thụ lý hồ sơ, đồng thời tiến hành xác minh để làm cơ sở xem xét giải quyết, nếu không có thông tin thì cho phép lập văn bản cam đoan theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

Sở Tư pháp đề nghị Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố Huế quán triệt, thực hiện./.

» Tư vấn pháp luật về cư trú

» Thủ tục xin trích lục Giấy đăng ký kết hôn