Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh cần giấy tờ gì, ở đâu? Để xin trích lục giấy khai sinh, bạn có thế đến một trong những cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch để làm thủ tục. Không nhất thiết phải đến cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch truớc kia khai sinh, mà bạn có thể đến nơi mà cảm thấy thuận tiện nhất cho mình.
Mục lục bài viết
Thủ tục xin trích lục giấy khai sinh cần giấy tờ gì, ở đâu?
1. Cơ sở pháp lý
- Luật Hộ tịch năm 2014
- Nghị định 123/2015/ NĐ-CP Hướng dẫn Luật Hộ tịch năm 2014
- Thông tư 281/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch.
2. Nơi cấp trích lục giấy khai sinh
Điều 63 Luật hộ tịch năm 2014 quy định về cấp bản sao trích lục như sau:
“Điều 63. Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký
Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.”
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch là cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục bản sao giấy khai sinh quy định tại Khoản 5, Điều 4 Luật hộ tịch 2014 như sau:
“Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, theo quy định Luật Hộ tịch hiện hành thì cơ quan có thẩm quyền trích lục giấy khai sinh bao gồm:
- Cơ quan đăng ký hộ tịch bao gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc Cơ quan đại diện
- Bộ Tư pháp;
- Bộ Ngoại giao;
- Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự….
Tuy nhiên người yêu cầu cấp trích lục cần lưu ý, khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch chưa được cập nhật hoàn thiện thì việc cấp trích lục giấy đăng ký khai sinh vẫn được cấp căn cứ vào Sổ đăng ký khai sinh nơi cá nhân đã đăng ký khai sinh trước đây. Do đó, người yêu cầu cấp trích lục nên tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã đăng ký khai sinh trước đây để thực hiện thủ tục trích lục khai sinh.
3. Giấy tờ xin cấp trích lục giấy khai sinh
Hồ sơ yêu cầu cấp trích lục giấy khai sinh cần giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:
– Tờ khai theo mẫu quy định
– Trường hợp cá nhân thực hiện quyền yêu cầu trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cần chuẩn bị một trong các giấy tờ tùy thân như: Chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp để xuất trình cho người tiếp nhận yêu cầu nhằm chứng minh về nhân thân của người cần cấp trích lục khai sinh. Riêng trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện thì ngoài tờ khai theo mẫu cá nhân khi thực hiện quyền yêu cầu phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của một trong những giấy tờ trên
Một số trường hợp:
Trong một số trường hợp cụ thể, khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh, người yêu cầu cần phải chuẩn bị thêm một trong các loại giấy tờ sau:
– Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền: Về hình thức, văn bản ủy quyền cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định, trừ trường hợp người được ủy quyền là người thân trong gia đình với người ủy quyền (Ví dụ: ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột)
– Nếu người cần được cấp trích lục khai sinh là người chưa đủ 18 tuổi, hoặc đã đủ 18 tuổi nhưng được xác nhận là mất năng lực hành vi dân sự thì người đại diện theo pháp luật của họ sẽ thực hiện quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh. Trong trường hợp này, người thực hiện yêu cầu cần phải xuất trình giấy tờ để chứng minh là người đại diện.
– Trường hợp tổ chức đề nghị cấp trích lục khai sinh của cá nhân phải có văn bản yêu cầu nêu rõ lý do.
– Trường hợp không nhận kết quả trực tiếp, người yêu cầu phải chuẩn bị sẵn bì thư, tem hoặc cước, lệ phí (nếu có) gửi kèm hồ sơ.
– Xuất trình thêm sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc giấy tờ khác nếu yêu cầu cấp trích lục khai sinh trong giai đoạn chuyển tiếp.
4. Thủ tục cấp trích lục khai sinh
Căn cứ quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch năm 2014 về thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, thủ tục cấp trích lục khai sinh thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh nộp hồ sơ như đã hướng dẫn trên tại Cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục khai sinh của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai xin trích lục khai sinh và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu cung cấp.
Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định. Trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.
Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục giấy khai sinh sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.
Bước 3: Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục giấy khai sinh, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu.
5. Lệ phí cấp trích lục khai sinh
Lệ phí cấp trích lục bản sao giấy khai sinh được quy định tại khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch năm 2014, theo đó Bộ Tài chính quy định chi tiết thẩm quyền thu, mức thu, nộp, chế độ quản lý và sử dụng lệ phí hộ tịch.
Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC quy định mức phí khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì lệ phí cấp trích lục khai sinh là 8.000 đồng/bản. Ngay tại thời điểm cấp lại trích giấy khai sinh, người có yêu cầu phải nộp khoản lệ phí này cho cơ quan cấp trích lục đó.
