- Phạm vi công chứng của công chứng viên được mở rộng. Qua đó, ngoài việc chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, Luật công chứng 2014 cho phép các công chứng viên chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Thêm vào đó công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
- Siết chặt quản lý hoạt động của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng bằng các quy định sau:
- Nghiêm cấm công chứng cho các trường hợp mà mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả tạo hoặc hành vi gian dối khác.
- Nghiêm cấm từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng; gây sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng.
- Nghiêm cấm nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định; nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người thứ ba để thực hiện hoặc không thực hiện việc công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan.
- Không được phép ép buộc người khác sử dụng dịch vụ của mình; cấu kết, thông đồng với người yêu cầu công chứng và những người có liên quan làm sai lệch nội dung của văn bản công chứng, hồ sơ công chứng.
- Cấm những hành vi gây áp lực, đe dọa hoặc thực hiện hành vi trái pháp luật, trái đạo đức xã hội để giành lợi thế cho mình hoặc cho tổ chức mình trong việc hành nghề công chứng.
- Cấm các hoạt động quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức mình.
- Nghiêm cấm tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký.
- Công chứng viên không được phép đồng thời hành nghề tại hai tổ chức hành nghề công chứng trở lên hoặc kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác.
- Công chứng viên không được phép tham gia quản lý doanh nghiệp ngoài tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện hoạt động môi giới, đại lý; tham gia chia lợi nhuận trong hợp đồng, giao dịch mà mình nhận công chứng.
- Nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên, Luật Công chứng 2014 quy định chặt chẽ hơn về tiêu chuẩn công chứng viên:
- Tăng thời gian của khóa đào tạo nghề công chứng là 12 tháng (trước kia là 06 tháng)
- Đối với những diện được miễn đào tạo nghề công chứng phải là người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên; Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên; Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật; Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.
- Những đối tượng thuộc diện trên còn phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên. Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng. Người hoàn thành khóa bồi dưỡng được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng.
- Thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng và 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Trước đây những đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng được miễn tham gia khóa tập sự hành nghề. Có thể thấy quy định cũ về tiêu chuẩn trở thành công chứng viên còn nhiều điểm bất cập. Luật công chứng 2014 sửa đổi đã kịp thời điều chỉnh những vấn đề thiếu sót còn tồn tại của Luật công chứng 2006.
- Cho phép Phòng công chứng chuyển đổi thành Văn Phòng công chứng trong trường hợp không cần thiết duy trì phòng công chứng. Sở tư pháp sẽ lập đề án chuyển đổi và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.
- Theo quy định cũ, Văn phòng công chứng có thể do 1 công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động giống doanh nghiệp tư nhân hoặc do 2 công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo giống công ty hợp danh. Đến Luật công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
- Đối với hoạt động hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng đều phải được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Hai Văn phòng công chứng trở lên có cùng trụ sở trong một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được phép hợp nhất thành một Văn phòng công chứng mới bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng được hợp nhất, đồng thời chấm dứt hoạt động của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất.
Một hoặc một số Văn phòng công chứng có thể sáp nhập vào một Văn phòng công chứng khác có trụ sở trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương bằng cách chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang Văn phòng công chứng nhận sáp nhập, đồng thời chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng bị sáp nhập.
- Văn phòng công chứng được chuyển nhượng cho các công chứng viên khác. Văn phòng công chứng chỉ được chuyển nhượng khi đã hoạt động được ít nhất là 02 năm. Công chứng viên đã chuyển nhượng Văn phòng công chứng không được phép tham gia thành lập Văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng. Hoạt động chuyển nhượng phải được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định
Điều kiện để công chứng viên được nhận chuyển nhượng Văn phòng công chứng:
- Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng.
- Cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng.
- Cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
- Vấn đề bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên đã được nhắc đến trong Luật công chứn 2014. Đây là loại hình bảo hiểm bắt buộc và việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên phải được duy trì trong suốt thời gian hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng.
- Để nâng cao chất lượng chuyên môn, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao ý thức trách nhiệm và bảo vệ quyền lợi, nghĩa vụ của công chứng viên Luật cho phép thành lập tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên ở cấp trung ương và cấp tỉnh và là tổ chức tự quản. Hoạt động chủ yếu của tổ chức là ban hành quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tham gia cùng cơ quan nhà nước trong việc tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập sự hành nghề công chứng; tham gia ý kiến với cơ quan có thẩm quyền trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến hoạt động công chứng theo quy định của Chính phủ.
Nhằm nâng cao chất lượng bản dịch có công chứng và thuận lợi trong việc yêu cầu bồi thường, Luật quy định việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện. Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.
