Công văn là gì? cách sử dụng các loại công văn. Công văn là loại văn bản được sử dụng nhiều trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, xã hội, pháp luật vì công văn có nhiều đặc điểm, có nhiều loại khác nhau phù hợp với từng lĩnh vực, từng đối tượng ban hành.
Mục lục bài viết
Công văn là gì? cách sử dụng các loại công văn
1. Công văn là gì?
Công văn là hình thức văn bản hành chính thông dụng được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công văn được xem như một phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Thậm chí, trong doanh nghiệp và các tổ chức xã hội phải thường xuyên soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình.
2. Hình thức và nội dung của công văn
Công văn là một trong những loại văn bản hành chính được quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Theo đó, thể thức của văn bản hành chính nói chung và công văn nói riêng sẽ bao gồm các thành phần như sau:
Nội dung công văn rất quan trọng trong việc truyền tải thông tin từ người gửi đến người nhận, nội dung công văn phải đúng quy định của pháp luật về hình thức, nội dung…vv. Về cơ bản, nội dung công văn sẽ bao gồm như sau:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Nơi nhận công văn
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Ngoài ra, công văn có thể có các thành phần khác như:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại.
3. Các điều kiện công văn cần đáp ứng:
– Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, lời văn rõ ràng, không nước đôi;
– Ngôn ngữ ngắn gọn, súc tích và ý tưởng bám sát với chủ thể cần biểu đạt;
– Nghiêm túc, lịch sự và có tính thuyết phục người nhận;
– Tuân thủ đúng thể thức của văn bản đặc biệt là phần trích yếu nội dung công văn.
3. Đặc điểm của công văn
Thứ nhất: Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật nên trình tự, thủ tục ban hành đơn giản, nhanh chóng, phù hợp với những trường hợp giải quyết các công việc khẩn cấp.
Thứ hai: Công văn có nhiều loại khác nhau được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật,… phù hợp với nhiều mục đích khác nhau của các chủ thể ban hành.
Thứ ba: Công văn không bắt buộc là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà có thể do các cá nhân nếu văn bản pháp luật, điều lệ tổ chức, doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của người đó.
Thứ tư: Trong công văn không có hiệu lực thi hành nên công văn chấm dứt hiệu lực khi các chủ thể thực hiện xong, giải quyết xong các công việc trên thực tế.
Thứ năm: Công văn không được áp dụng rộng rãi phổ biến mà chỉ được áp dụng cho chủ thể đó, công việc đó. Nhất là đối với công văn hướng dẫn, nếu có sự việc tương tự, muốn được giải quyết vẫn phải xin hướng dẫn từ đầu.
4. Sử dụng các loại công văn
Công văn là văn bản không thể hiện tên của loại văn bản, được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, nghiệp vụ giữa các chủ thể có thẩm quyền để các giải quyết các công việc, nghiệp vụ có liên quan.
Công văn có thể là văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, tổ chức doanh nghiệp hoặc gửi đi nhận lại với các nội dung như:
– Thông báo một hoặc một số vấn đề trong hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức doanh nghiệp được tạo nên do một hoặc nhiều văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành và có hiệu lực;
– Hướng dẫn thực hiện văn bản, chỉ đạo của cấp trên nếu chưa có văn bản pháp lý, điều lệ hoạt động của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quy định;
– Thông báo về một số nội dung, hoạt động dự kiến sẽ xảy ra theo một kế hoạch nhất định như mở lớp bồi dưỡng đào tạo, hoạt động ngoại khóa,…
– Xin ý kiến chỉ đạo về một vấn đề nào đó trong hoạt động đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong công tác giải quyết mà các văn bản trước đó chưa có quy định hướng dẫn cụ thể;
– Đề nghị cấp trên duyệt kế hoạch hoặc chỉ đạo ý kiến về vấn đề vướng mắc của cấp dưới;
– Thăm hỏi, phúc đáp lại công văn, cảm ơn,…
Dựa vào mục đích ban hành, công văn được phân thành các loại như sau:
4.1. Công văn hướng dẫn:
Công văn hướng dẫn là công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện về nội dung nào đó đã được quy định mà chưa rõ ràng hoặc chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ, quy định của đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo yêu cầu của cấp dưới.
4.2. Công văn giải thích:
Công văn giải thích là công văn được dùng để cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung của các văn bản khác về thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan, cá nhân nhận được chưa rõ, có thể hiểu không đúng về các quy định
Về cơ bản, công văn hướng dẫn và công văn giải thích khá giống nhau nên sẽ có nhiều người hiểu nhầm về 2 loại công văn này.
4.3. Công văn chỉ đạo:
Công văn chỉ đạo là công văn của cấp trên thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, cần thực hiện. Nội dung của loại công văn này gần giống với chỉ thị, nên các chủ thể cần cẩn trọng khi sử dụng loại văn bản này.
4.4. Công văn đôn đốc, nhắc nhở:
Công văn đôn đốc nhắc nhở là công văn của cấp trên nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới khi thực hiện các hoạt động, công việc, biện pháp, quyết định đã có yêu cầu thực hiện trước đó.
4.5. Công văn đề nghị, yêu cầu:
Công văn đề nghị yêu cầu là công văn của các cơ quan, bộ phận cấp dưới, gửi cấp trên hoặc cơ quan, bộ phận ngang cấp để đề nghị, yêu cầu cơ quan, bộ phận đó cung cấp các thông tin, giải quyết công văn có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.
4.6. Công văn phúc đáp:
Là công văn dùng để trả lời về những vấn đề mà cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
4.7. Công văn xin ý kiến:
Là công văn của cấp dưới yêu cầu cấp trên cho ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện một hoặc một số công việc nhất định khi có vấn đề phát sinh.
5. Phạm vi sử dụng của công văn
Công văn không phải là một văn bản quy phạm pháp luật nên công văn không có hiệu lực đối với tất mọi người, tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn chỉ có giá trị hiệu lực, giá trị áp dụng đối với cá nhân, đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhận công văn.
Các chủ thể đó có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu, nội dung của công văn và trả lời cho chủ thể ban hành công văn về việc đã nhận được công văn hoặc nội dung yêu cầu của công văn nếu là công văn yêu cầu, đề nghị, xin ý kiến hoặc kết quả của việc thực hiện công văn đó.
Công văn là loại văn bản không có ghi rõ thời hạn hiệu lực, thời điểm hết hiệu lực của văn bản giống như văn bản hành chính thông thường. Thời điểm hết hiệu lực của công văn là khi nội dung công việc, sự kiện trong công văn đã kết thúc hoặc có công văn mới thay thế.
