Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nước ngoài sử dụng ở Việt Nam có các bước sau:
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài thực hiện khi người nước ngoài làm kinh doanh hoặc làm việc tại Việt Nam phải xuất trình các cơ quan có thẩm quyền hoặc các đối tác các tài liệu nước ngoài cần thiết để hỗ trợ hoạt động của họ. Việt Nam cho đến bây giờ chưa phải là một quốc gia thành viên của Công ước Hague Apostille ngày 05 tháng 10 1961 bải bỏ các yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài. Do đó, khi các tài liệu nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa, trong đó là một thủ tục rườm rà và tốn kém của một quá trình hợp pháp hoá đầy đủ.
Một số người nước ngoài không biết làm thế nào để làm thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài, bắt đầu từ đâu hoặc hoàn thành hợp pháp hóa mà không cần quá trình thích hợp, nó sẽ mất nhiều thời gian và tiền bạc, nhưng đôi khi nó không được chấp nhận bởi các cơ quan Việt Nam.
Các bước thực hiện thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam:
Bước 1: Các văn bản được ban hành bởi các cơ quan/tổ chức nước ngoài có thẩm quyền phải được chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.
Bước 2: Các văn bản công chứng phải được xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.
Có hai trường hợp:
– Trường hợp 2.1: chứng nhận bởi Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, ví dụ, Bộ Ngoại giao (như ở Hồng Kông, Hoa Kỳ), hoặc một cơ quan tương đương như Phòng Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Malaysia Putrajaya của Malaysia, Cục pháp lý ngoại giao Tokyo Nhật Bản hay Học viện Luật Singapore của Singapore cho chữ ký và con dấu của công đó chứng viên. Trường hợp này, thực hiện tiếp theo là bước 3.1 dưới đây.
– Trường hợp 2.2: Trường hợp này, văn bản này đã hoàn thành bước 1 có sẵn tại Việt Nam. Họ có thể được xác định bởi bộ phận ngoại giao thẩm quyền nằm ở Việt
Nam trong các trường hợp sau:
o Chữ ký của công chứng viên (bước 1) đã được đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam.
o Tái chứng nhận chữ ký trường hợp 2.1: Trường hợp này, tài liệu nước ngoài đã hoàn thành trường hợp 2.1, nhưng nó chưa xác nhận của Đại Sứ quán Việt Nam tại nước sở tại (tức chưa thực hiện bước 3.1).
Bước tiếp theo trường hợp này là Bước 3.2
* Lưu ý đối với bước 2: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài
– Đối với Hoa Kỳ, có thêm một bước nữa, Giám đốc nội các của Tiểu bang sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên trong tiểu bang đó và sau đó là Bộ Ngoại giao Mỹ sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của Giám đốc nội các Tiều bang.
– Đối với Hàn Quốc, bước này được bỏ qua vì văn phòng công chứng có chức năng của cơ quan ngoại giao.
– Một số cơ quan ngoại giao của một số nước không được trao quyền để thực hiện việc chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, chẳng hạn như Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý, vv Do đó, hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện trực tiếp tại các quốc gia.
Bước 3: văn bản công chứng phải có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.
Có hai trường hợp:
– Các trường hợp 3.1: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại nước mà tài liệu ban hành, cụ thể là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc Lãnh sự quán. Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.1
– Trường hợp 3.2: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại Việt Nam, tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội (từ phía bắc Thừa Thiên Huế) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (từ phía nam Đà Nẵng). Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.2
* Lưu ý đối với bước 3 Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài
– Có một số trường hợp không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia nơi các văn bản đã ban hành, sau đó các tài liệu có thể được chuyển giao cho các cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước láng giềng thứ ba nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước đó được giao phải chịu trách nhiệm về Hợp pháp hoá lãnh sự của nước đó.
– Trong một số trường hợp, ở một số nước, trong đó Việt Nam đã không đặt quan hệ ngoại giao hoặc cơ thể không có ngoại giao của Việt Nam tại nước láng giềng thứ ba đó là phụ trách Hợp pháp hoá lãnh sự của các tài liệu được phát hành tại các quốc gia (ví dụ như một số quốc gia trong Châu Phi), các tài liệu nước ngoài sẽ không hợp pháp hóa lãnh.
– Bước 3.1 bỏ qua trong trường hợp một quốc gia có cơ quan ngoại giao tại Việt Nam (Ví dụ Lãnh sự quán Anh, Đại sứ quán tại Việt Nam), các tài liệu nước ngoài có thể được tái xác nhận của cơ quan ngoại giao tại ở Việt Nam và sau đó có xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam, có tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội (từ phía bắc Thừa Thiên Huế) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (từ phía nam Đà Nẵng) hợp pháp hoá lãnh.
Bước 4: các tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng nhận bản dịch của Phòng Tư pháp của Ủy ban nhân dân huyện bất kỳ tại Việt Nam hoặc dịch vụ công chứng ở Việt Nam trước khi trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Chú ý đối với bước 4 Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài:
– Tài liệu nước ngoài có tiếng Việt, bước 4 là bải bỏ
– Các quy định hiện tại về hợp pháp hoá lãnh sự không cung cấp về tính hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền / tổ chức của nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng không phải tất cả các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có giá trị mãi mãi khi sử dụng tại Việt Nam. Trong thực tế, theo hướng dẫn của một số cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bao gồm Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh), các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ chỉ có giá trị sử dụng trong vòng ba tháng kể từ ngày của Hợp pháp hoá lãnh sự. Đối với các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự được sử dụng cho các mục đích khác, họ sẽ phụ thuộc vào các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hướng dẫn các trường hợp, chẳng hạn như các giấy tờ, tài liệu khác về hôn nhân – gia đình, giá trị tối đa cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp nhận như là 06 tháng kể từ khi các giấy tờ, văn bản đã ban hành đến ngày nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.
Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài là phức tạp và thời gian và thủ tục tiêu tốn tiền bạc, đôi khi phải mất một vài tháng, hoặc lâu hơn nếu chúng ta không biết làm thế nào để làm.
* Việt Nam đối với thừa nhận tài liệu công xác nhận bởi Apostille: Bãi vỏ thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài
Việt Nam dự kiến sẽ trở thành một thành viên của Công ước Hague Bãi bỏ yêu cầu cho Hợp pháp hoá cho tài liệu hồ nước ngoài (“Công ước Hague”) vào cuối năm nay (2013). Là một thành viên mới, Việt Nam đồng ý nhận tài liệu công có xác nhận của Apostille (nghĩa là một hình thức xác thực ban hành các văn bản để sử dụng trong nước khác). Nếu một doanh nghiệp nước ngoài hoặc người nước nhà cũng là một thành viên của Công ước La Hay, điều này sẽ làm cho quá trình xác thực thuận tiện hơn khi kinh doanh tại Việt Nam.
Các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam từ lâu đã ủng hộ cho việc gia nhập Công ước Hague và họ sẽ hoan nghênh động thái này như một biện pháp tạo thuận lợi cho kinh doanh có ý nghĩa.
Ví dụ, Hoa Kỳ hiện nay là thành viên của Công ước La Hay. Một doanh nghiệp ở Việt Nam phải có giấy phép lao động cho mỗi người lao động thuê từ Hoa Kỳ. Điều này có nghĩa người lao động phải nộp bằng cấp giáo dục xác thực hợp lệ của mình trong hồ sơ giấy phép lao động. Ngoài ra, các doanh nghiệp Hoa Kỳ có ý định hoạt động văn phòng đại diện địa phương tại Việt Nam phải nộp hồ sơ chứng thực phù hợp của họ là một phần hồ sơ giấy phép kinh doanh.
Hiện các bước để xác thực đúng các tài liệu này bao gồm: (i) công chứng bởi một Thư Ký Tiều bang, (ii) Con dấu của Apostille từ Bộ trưởng Ngoại giao, và (iii) xác nhận hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam ở California hoặc Đại sứ quán nước CHXHCN Việt Nam tại Washington DC. Thời gian xử lý cho bước (iii) thường là 5-7 ngày. Người ta cũng phải tính yếu tố thời gian gửi thư cho các tài liệu đến và đi từ các cơ quan tương ứng.
Theo quy định mới, bước (iii) được loại bỏ mà sẽ giảm bớt thời gian, tiền bạc, và nỗ lực mà các doanh nghiệp nước ngoài và lao động nước ngoài tại Việt Nam phải bỏ ra để thực hiện theo các quy định quan liêu. Trong thời trang tương tự, cũng sẽ có một giảm trong quá trình hành chính đối với tài liệu tiếng Việt gửi cho sử dụng tại Hoa Kỳ (ví dụ, các yêu cầu về tài liệu tiếng Việt được chứng thực của Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Đại sứ quán Hoa Kỳ ở Hà Nội đồng thời sẽ được loại bỏ theo quy định mới này).
Nguồn lawyervn.net
» Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự
» Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
